賃貸営業から賃貸管理までオールインワンシステム 楽賃ＥＢＳ
楽楽賃貸EBSを導入に至って
高木
楽楽賃貸EBSを導入する前の日々の業務管理についてお伺いさせて頂きます。
西田 氏
楽楽賃貸EBSを導入する前は、某社のシステムを運用して管理を行なっていました。やはり、管理戸数も多くなるに当たり、より業務のシステム化が必要なると感じておりました。
高木
ありがとうございます。楽楽賃貸EBSを導入となるきっかけはなんだったのですか
西田 氏
以前から、運用していたシステムにも「賃貸管理ソフト」としての機能は揃っていたのですが、『システム運用保守の停止』、『自社ホームページ、大手ポータルサイトへの簡単な物件公開』、『その他雑務の作業短縮化』などの賃貸業務に関わるトータルサポートできるものを検討しようと話になったためです。
高木
どのような機能を重視して楽楽賃貸EBSを選ばれましたか。
西田 氏
今まで運用していたシステムを替えるということですから、より『簡単』・『便利』『低価格』という部分が重視しました。いろいろなシステムを見た中で一番弊社の要望にあうのが、楽楽賃貸EBSだったのです。一番は価格ですね（笑）
高木
具体的に『簡単』・『便利』というのはどの部分でしょうか。
西田 氏
まず、自社ホームページの物件更新です。以前、本社＋支店（13店舗）分のホームページが存在しておりましたが、業務の多さにホームページの作業が滞っていたのですが、今では物件情報入力→自社ホームページへの物件公開が１つのボタンで操作できるので簡単なのです。また、大手ポータルサイト（Home’s、Suumo、at homeなど）への物件公開もできるので非常に便利に活用させて頂いております。）
インターネット媒体への複数掲載で効率化を実感
高木
自社ホームページ・大手ポータルサイトへの連動が便利だと伺いましたが、戸越銀座 店ではいかがでしょうか。
海老名 氏
最初は、良く分からなかったのでどうなることかと思いましたよ。でも、使っていくうちに便利さが分かってきました。戸越銀座店では、レインズ、スーモ、ホームズ、自社ホームページに対しての物件情報連動を行なっておりますので、同じ情報を何度も打ち直さなくて済むので、非常に助かっています。
高木
お役に立てているのであれば、ありがたいことです。確かに広告サイトが多いと物件情報を公開するだけの作業に人員・時間がかかり「経費と時間」の無駄になりますからね。
海老名 氏
そうなんです。EBSがあることで、作業時間も7～8割くらい軽減したのではないかと思います。これからも、さまざまな新機能が登場してくるだろうから、とても期待していますよ（笑）
高木
期待値を上げすぎないでくださいね。あと、自社ホームページ・インターネット媒体からの反響はいかがでしょうか。
海老名 氏
手打ちで広告打っている時よりは、契約率は上がっています。
現状では、成約にいたるお客様の50%以上が、ホームページ・インターネット媒体からのお問い合わせとなっています。どの媒体からどれだけ反響がありどれだけ成約に繋がったかなどの営業戦略、費用対効果もチェックしています。
本社＝支店(13店舗)のネットワーク対応
高木
三幸ハウス 様では、本社の他に13店舗の支店をお持ちだと思われます。
山口課長
はい。以前のシステムは本社のみが利用していたものです。よって、支店を含めたネットワーク型システムではありませんでした。そのため、空室物件Ａというものをほぼ同時に他の店舗もお客様へご紹介してしまい。その結果店舗間でもめるケースもあったりしました。現状では、店舗の空室物件が閲覧できることで空室データのチェック等ができるので、スムーズに物件紹介をする事ができております。
高木
システムを導入するという事に関して、どのようにお考えでしょうか。
山口課長
システムを導入するというのは、大変です。業務のやり方が今までと変化がありますし、かかる費用も安くはありません。弊社では旧システムを使いながら、長い期間をかけシステムを選択しました。システム導入に至り、業務の問題点を全て見直し、具体的要望を明確にしていく必要があります。導入時は、非常に苦労するかもしれませんが、今一度初心に戻り、会社の仕組みを組み立てなおす良い機会だと感じております。
高木
システムを導入する際の注意点があれば、お願い致します。
山口課長
まずは、導入～社内教育～運用～課題の改善をどのような計画で進めるかをスケジューリングすることです。導入したのはいいが、システムを利用せずに今までと同じ業務の仕方を実施していると、システムを導入した意味がなくなります。たとえば、『１ヶ月目：導入後（物件入力マスター）』、『２ヶ月目：運用（業務マスター）』、『３ヶ月目：課題改善取り組み』というような社内への教育を実行する責任者と計画を整える事が重要になります。
ご貴重な意見ありがとうございます。現在は、自社ホームページ・大手ポータルサイトへの連動部分をご活用して頂いておりますが、システム導入というのは良いことばかりではなく、導入当初は、システム起動が上手く動作しなかったり、ポータルサイトへの連動テスト準備に時間かかってしまったりとご迷惑をお掛けしました。今回の事をきっかけに私自身も、『事前の計画と運用ルール』の重要性が大変勉強になりました。 今後もＥＢＳシステムは、進化し続けた役に立つ機能開発に努めてまいりますので、末永く宜しくお願い致します。